Quanto costa non avere un metodo?

In molte aziende si lavora ogni giorno rincorrendo scadenze, urgenze e problemi.
Ma quanto ci costa davvero l’assenza di un metodo? Questo articolo esplora i danni invisibili del disordine organizzativo e racconta un caso concreto di un’impresa che ha aumentato la sua  efficienza aziendale grazie a EasyPM.

 

Scadenze da rispettare, urgenze da gestire, progetti da chiudere in fretta. In azienda si corre spesso e a  fine giornata, resta spesso una sensazione familiare: nonostante l’impegno, qualcosa è andato storto. Nessun dramma, ma tanti piccoli errori che, sommati, diventano un danno silenzioso ma concreto.

Eppure, raramente si fa il conto del costo reale di tutto questo.

La verità?
Serve un metodo. E serve il coraggio di adottarlo.

Una scena comune: l’azienda cresce, le commesse aumentano, il lavoro si moltiplica. Ma la struttura organizzativa rimane quella di prima. Excel, e-mail, cartelle condivise, qualche tool gratuito.

Il risultato? Operatività frammentata e inefficienze diffuse:

• Il commerciale promette una data che la produzione non può rispettare.
• Un allegato finisce nella cartella sbagliata.
• Un’attività urgente viene dimenticata.
• Due persone lavorano sullo stesso file, inconsapevolmente.

È qui che si nasconde il vero costo.
Non negli errori macroscopici, ma in quelli che nessuno misura, ma che ti fanno perdere tempo, denaro e – a lungo andare – clienti.

 

Serve chiarezza.

Davanti a un problema organizzativo, la prima reazione è quasi sempre la stessa: “ci serve uno strumento nuovo”.
Così si acquistano software di project management, app di messaggistica aziendale, piattaforme cloud e tool per il time tracking. Ma a distanza di mesi, non è cambiato molto.

La vera svolta avviene quando si inizia a ragionare per struttura, non per strumenti.

🔹 Un metodo chiaro definisce: chi fa cosa, quando, con quale tracciabilità, con quali standard documentali…

🔹 Un sistema integrato consolida:

• la visione complessiva dei progetti
• la comunicazione tra team
• l’accesso univoco alle informazioni
• la gestione degli imprevisti

In questo senso, l’innovazione vera non è introdurre nuove tecnologie, ma rendere quelle tecnologie davvero utili nella vita operativa quotidiana.

Ecco perché l’introduzione di un sistema come EasyPM non è semplicemente un upgrade tecnologico. È un cambio di paradigma.

 

La sfida

Prendiamo come esempio un caso reale sviluppato con un nostro cliente: l’azienda gestiva numerose commesse in parallelo, con team diversi coinvolti in ogni fase— dalla progettazione alla realizzazione — e la gestione dei progetti era diventata un punto critico.

C’erano esigenze chiare ma complesse:

• gestire un portafoglio progetti ordinato e centralizzato,
• costruire modelli progetto riutilizzabili,
• coordinare le fasi con metodo Stage & Gate,
• pianificare e tracciare le attività e i carichi di lavoro,
• strutturare una gestione documentale per fascicoli, sempre aggiornati e facilmente accessibili,
• ricevere notifiche puntuali su scadenze e avanzamenti.

 

La soluzione: EasyPM – Gestione dei progetti e processi aziendali

EasyPM è uno strumento progettato per semplificare la gestione di progetti e processi complessi, offrendo un controllo completo sull’impiego delle risorse. Consente di organizzare e supervisionare l’intero portafoglio progetti, strutturare modelli ricorrenti, pianificare e seguire le varie fasi secondo un approccio Stage & Gate, coordinare le attività operative, gestire in modo centralizzato la documentazione all’interno del fascicolo di progetto e ricevere notifiche puntuali su scadenze e compiti da svolgere.
È la soluzione ideale per chi gestisce commesse articolate o deve affrontare più progetti contemporaneamente, garantendo efficienza, chiarezza e tempestività.

L’adozione di EasyPM, integrato con Microsoft Project, ha rappresentato la svolta.

Cosa abbiamo fatto:

• Creato modelli di progetto standardizzati e personalizzati per le tipologie di commesse più frequenti.
• Implementato uno scheduler condiviso, con visibilità su tutte le attività e team coinvolti.
• Strutturato un Gantt dinamico, dove ogni attività ha il suo stato, la sua scadenza, e le sue dipendenze.
• Attivato una gestione documentale integrata per ogni progetto, archiviata in fascicoli accessibili e versionati.
• Impostato un sistema di notifiche e promemoria intelligenti, per evitare dimenticanze critiche.
• Introdotto un controllo visivo immediato: Critical Path, tracciamento del tempo, avanzamento attività.

Basta rincorrere le informazioni. Ora è il sistema che le porta davanti, al momento giusto.

 

Il risultato

Dopo l’adozione di EasyPM:

• i progetti sono più prevedibili,
• il team lavora con più tranquillità e meno imprevisti,
• si sono ridotti errori, rilavorazioni e ritardi,
• i clienti ricevono comunicazioni più chiare e puntuali,
• e l’azienda ha recuperato margine senza aumentare i costi.

 

Tutti vorremmo più tempo, meno stress, progetti più ordinati, clienti più felici.
Ma la domanda vera è: siamo disposti a cambiare il nostro metodo per ottenerli?

 

E tu, come stai lavorando?

Fermati un attimo.
Guarda ai tuoi progetti, alle tue commesse, ai tuoi team.

• Quanti errori stai ancora giustificando come “inevitabili”?
• Quante scadenze mancate chiami ancora “normali”?
• Quanti soldi stai perdendo senza accorgertene?

 

Se stai gestendo progetti complessi senza una mappa chiara, fermati.
Fai il primo passo. La soluzione esiste e può essere disegnata su misura per te.