Settimana Kaizen come applicarla giornalmente

Presentazione Settimana Kaizen

1. Primo giorno settimana Kaizen

Riunione con presentazione del progetto:

• Breve formazione con allineamento su terminologia ed obiettivi della settimana
• identificazione dei potenziali MUDA, gli sprechi
• identificazione dei potenziali obiettivi, qualitativi e quantitativi
• ruoli del team nella settimana
• assegnazione dei singoli obiettivi della giornata

E’ chiaro che, alla presentazione dell’intero progetto di intervento, è davvero importante avere in mano un quadro completo da presentare, motivando la strategia e le attività al fine di far passare obiettivi concreti che si possono e devono raggiungere con la collaborazione di tutti.

Fondamentale per un buon risultato, aver creato un team dalle competenze eterogenee e complementari e questo avviene di solito prima nel back stage, una fase che il consulente o lean officer avvia con la direzione e l’owner del progetto kaizen.

Il lavoro di squadra si rende così un alleato prezioso per il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento continuo. Questo perché, già alla fine della prima giornata, verranno raccolte le prime impressioni e  le possibili criticità verificatesi, con la definizione del programma da seguire il giorno successivo.

Report fotografico della situazione di partenza, il CURRENT STATE.

 

2. Secondo giorno

Il secondo giorno il brainstorming entra nel vivo dell’operatività e si focalizza nella divisione dei compiti inerenti agli eventuali problematiche o sprechi emersi il giorno precedente.

Tipicamente il primo giorno si attua la VALUE STREAM MAP (VSM), definendo il processo operativo ideale e quale il valore per il cliente da cui per contro si possono individuare i muda e gli sprechi da eliminare o ridurre al minimo.

Attività che solitamente è assai divertente e vede il coinvolgimento da parte di tutti, vengono apposti post-it colorati che identificano il senso e quindi il valore della singola fase, indicando il tempo di lavoro e durata della singola operazione.

A fine giornata incontro di gruppo, con analisi dei risultati e definizione delle attività per il giorno seguente

 

3. Terzo giorno settimana Kaizen

Il terzo giorno inizia sempre con una riunione che mette a confronto già due giornate di analisi e inizia ad offrire una possibile conferma sulla problematica da risolvere.

L’approccio è evolutivo rispetto al brainstorming, si entra nel TRYSTORMING, al motto di FALLO E FALLO SUBITO o VELOCE E GREZZO, meglio di lento ed elegante. Per gli affinamenti ci sarà tempo.

Interessante come il terzo giorno tipicamente ci siano molte considerazioni che emergono, mai come in questo caso vale il detto “la notte porta consiglio”.

Ad ogni buon conto, dipende dal tipo di progetto kaizen, ma il terzo giorno viene attuata la tecnica delle 5S, allo scopo di definire in dettaglio l’area di lavoro e renderla quanto più idonea allo scopo ed efficientare per primo la postazione operativa. Questa è quindi una giornata di GEMBA, il luogo dove accadono le cose.

Nel contempo un team più ridotto ma più “digitale” lavora sui numeri del processo per identificare le soluzioni ai muda emersi nella VSM

Attenzione: non abbiamo ancora risolto il problema ma possiamo iniziare ad identificare una possibile soluzione da adottare per applicare un miglioramento produttivo.

Un punto di partenza utile per iniziare, nei tempi e nei modi possibili, ad aggiustare ed ottimizzare i processi operativi e/o produttivi.

Un primo segnale di intervento che mette a frutto l’efficacia della metodologia Kaizen.

Chiude la giornata l’assegnazione dei compiti sulla base di queste scelte da applicare sul giorno successivo.

 

4. Quarto giorno

Le scelte prese ed applicate sulla base delle analisi e dei dati raccolti, si possono fare delle simulazioni del nuovo processo, ma si potranno osservare già delle variazioni e notare i primi risultati, primi gemiti del FUTURE STATE.

Ovviamente non parliamo di una completa risoluzione degli sprechi o dei problemi, ma è importante notare un minimo segnale di miglioramento continuo, rintracciabile anche in un piccolo trend positivo, altrimenti la strategia scelta deve essere corretta in qualche modo.

Non dimentichiamoci che stiamo parlando di piccoli miglioramenti nel breve termine, ma che sommati tutti insieme, giorno dopo giorno, permettono di raggiungere cambiamenti significativi nel lungo periodo.

Report fotografico della nuova situazione a GEMBA.

 

5. Quinto giorno metodo Kaizen

La nostra settimana Kaizen è quasi terminata, condividi i risultati ed i cambiamenti proposti.

Possiamo permetterci di focalizzare i nostri sforzi ed i nostri mezzi operativi, Il quadro che emerge deve offrire inevitabilmente un confronto sul quale vale la pena fare considerazioni e scelte precise:

• Stiamo andando nella direzione giusta per ottenere una produzione snella?
• Cosa manca per raggiungere gli obiettivi prefissati?
• Serve altro tempo, altre strategie, altri mezzi?

Tutto questo deve essere sintetizzato in un report (preferibile power point), con il quale verranno presentati e motivati alla direzione i cambiamenti e le opportunità derivanti dalla settimana Kaizen, il risultato delle tecniche di Lean Manufacturing.

Questo nuovo possibile future state, dove è stato elevato il valore per il cliente interno o esterno che sia, ora dovrà essere perpetrato e poi mantenuto dall’organizzazione.

 

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